Blog

We missen onze collega’s. Hoe maak je thuiswerken toch persoonlijk?

Geen geklets bij de koffieautomaat, geen kantoorhumor, wel moeizaam virtueel vergaderen. Hoe houden we dat thuiswerken nog een poosje vol zonder persoonlijk contact met de collega’s?

 

Nu we al zo’n drie maanden massaal vanuit huis werken, hebben we gemerkt welke voordelen dat met zich meebrengt: van langer kunnen uitslapen en niet meer in de file staan, tot meer tijd met je gezin doorbrengen. Daar tegenover staan ook nadelen: geen geschikte werkplek hebben, afgeleid worden door je kinderen, en misschien wel het meest gehoorde bezwaar: het ontbreken van het contact met de collega’s.

 

Volgens Roos Vonk (59), hoogleraar sociale psychologie aan de Radboud Universiteit, is het logisch dat we in deze tijd zo verlangen naar ‘echt’ contact met collega’s; wij mensen zijn immers groepsdieren, die gedijen bij een ‘samengevoel’. “We weten dat het mensen goed doet als ze zich verbonden voelen met anderen.”

 

De fysieke afstand die gepaard gaat met thuiswerken, maakt het lastig om die verbinding te voelen. We bouwen namelijk niet alleen een band op door bijvoorbeeld ­gedeelde interesses en humor, maar ook door hoe we ons fysiek tot elkaar verhouden waarbij we elkaars lichaamstaal oppikken. Hierdoor weet je eerder of er een klik is. Vonk: “Een gesprekje bij de koffieautomaat verbindt mensen natuurlijk door de ­inhoud ervan, maar onderschat hierbij de functie van lichaamstaal niet. Onbewust halen we daar heel veel informatie uit.”

 

Als voorbeeld noemt ze pupilgrootte. Heeft iemand ­ergens interesse voor, dan worden zijn pupillen groter. Of imitatie: als de een aan z’n neus krabt, is de kans groot dat de ander dat ook gaat doen. Dit geeft aan dat er een band is tussen twee mensen. Als een van de belangrijkste vormen van lichaamstaal noemt Vonk oogcontact. “Even een blik met elkaar wisselen kan de relatie tussen twee mensen ontzettend versterken.”

 

Onderkin

We beschikken allemaal over telefoons en computers met internet, die ons in staat stellen samen te werken en te communiceren, maar waarmee je het meest in de buurt komt van fysiek contact, zijn videogesprekprogramma’s zoals Zoom, Teams en Google Hangouts. Hiermee kun je met één (videogesprek) of meerdere personen (videovergadering) bellen via een live videoverbinding. Video­gesprekexpert Erik Idzenga (44): “Door middel van een videogesprek kun je op een vrij persoonlijke manier met elkaar communiceren. Wel moet je wat harder werken om dat te bereiken, want vanwege de afstand doet zo’n online gesprek al gauw heel zakelijk aan.”

 

Als eerste stelt Idzenga dat gesprekken en vergaderingen ­alleen persoonlijk kunnen worden als ze soepel verlopen. Een snelle internetverbinding, de juiste belichting en een microfoon en camera die goed staan afgesteld, dragen hieraan bij. “Vaak hanteren mensen de laptopopstelling: hun scherm staat schuin omhoog. Dat is niet bepaald de beste hoek, omdat je onderkin dan vooral in beeld is. Met je camera op ooghoogte voorkom je dit.” Ook je handen moeten in beeld zijn, omdat je die veel gebruikt als je praat. Daarnaast draagt een actieve, geïnteresseerde houding bij aan een persoonlijk gesprek.

 

Nog een voorwaarde om het gesprek soepel te laten verlopen is structuur. Idzenga: “Als organisator ben jij de ­regisseur van het gesprek. Veel meer dan in een gewoon gesprek moet je communiceren over de communicatie, omdat je maar een klein deel ziet van wat er bij de ander gebeurt en daardoor de lichamelijke communicatie ook voor een deel mist.” Denk aan: ‘ik schrijf even mee met wat je zegt’, ‘ik zoek tegelijk wat op op mijn laptop’ of ‘wacht even, de deurbel gaat’.

 

In een groepsvergadering is duidelijkheid over de communicatie nog belangrijker, omdat het snel chaotisch kan worden. Idzenga: “Door elkaar heen praten, werkt niet. Het meest praktische is als iedereen behalve de spreker op ­mute staat en je pas unmute als je kenbaar hebt gemaakt dat je iets wil zeggen.”

 

Dat kun je doen door je hand op te steken, de chat in het programma te gebruiken of je kunt bijvoorbeeld een kaartje met daarop tekst in beeld houden, zoals ‘mee eens’, of ‘mag ik wat zeggen?’ “Zo maak je het gesprek leuker en interactiever.”

 

Virtueel spelletje

Zijn de ‘regels’ duidelijk, dan kan het gesprek of de vergadering beginnen. Idzenga: “Doe dat met een persoonlijk praatje, probeer vijf minuten niet over zakelijke dingen te praten. Zo moeilijk is dat niet, je krijgt een inkijkje in ­iemands thuissituatie, dus daar kun je altijd naar vragen.”

 

Een voorbeeld: je ziet bij je collega een racefiets aan de muur hangen, terwijl je niet wist dat hij van wielrennen houdt. Door naar dat soort zaken te vragen, bouw je een band op met de ander. Om de rest van het gesprek ook persoonlijk te laten verlopen is het volgens Idzenga belangrijk gevoelens van de ander te herkennen en erkennen. “Het is lastiger om emoties op te merken, maar zodra je bijvoorbeeld ziet dat ­iemand moeite heeft met wat je zegt, is het zaak dat te ­benoemen. Zo verklein je de afstand en zorg je ervoor dat de ander zich begrepen voelt.” Ook kun je een gesprekspartner het ­beste zo nu en dan ‘aankijken’. “Je kunt natuurlijk geen echt oogcontact maken, maar wel kun je geregeld in de ­camera kijken terwijl je praat. Dat voelt wat onwennig, omdat je liever naar de ander op je scherm kijkt, maar als je dat alleen maar doet, ziet de ander jou de hele tijd als het ware langs zichzelf kijken.”

 

Verder zegt Idzenga dat je moet waken voor het houden van een monoloog. “Interactie maakt alles persoonlijker. In een geslaagde videovergadering is iedereen even aan het woord geweest.” Is daar geen tijd voor, dan kun je bijvoorbeeld in je videoprogramma een poll inbrengen, waarop alle aanwezigen kunnen reageren in de chat.

 

Er zijn nog meer technische mogelijkheden om het ­gesprek leuker en persoonlijker te maken. Zo kun je een virtuele achtergrond instellen, die je gesprekspartner ziet. “Ik maak geregeld mee dat een hypotheekadviseur in ­gesprek met een klant een foto van het huis dat de klant wil aankopen, als achtergrond gebruikt,” vertelt Idzenga.

 

En wil je een gesprek met collega’s leuk afsluiten, dan kun je in veel programma’s een virtueel spelletje spelen met ­elkaar, zoals een quiz. “Het is natuurlijk niet hetzelfde als contact in levenden lijve, maar je kunt op afstand ook ­zeker aan teambuilding doen.”

 

Praatje met de pakketbezorger

Patricia Zwaan (50), marktonderzoeker, is het daarmee eens. “Wij hebben in ons videovergaderprogramma een chatgroep die fungeert als online koffiecorner. Alles kun je daarin kwijt: van grappige filmpjes tot een praktische vraag als: hoe stel je zo’n virtuele achtergrond in?

 

Alexander Perevalov (39), hoofd technologie bij een marketingbedrijf, ontwikkelde met zijn team een tool die werknemers twee keer per dag aan een willekeurige andere collega koppelt om een koffiepauze met elkaar te ­nemen. Perevalov: “Het idee ontstond toen er een paar nieuwe collega’s bij ons begonnen in coronatijd. Zij kenden niemand in het bedrijf, maar zo konden ze toch al hun collega’s ‘ontmoeten’. Anderen gebruiken het ook, ze vinden het fijn om een persoonlijk praatje te maken met een collega met wie ze misschien niet direct samenwerken.”

 

Een sportieve collega van Coen de Ruwe (37), marketeer bij een fintechbedrijf, introduceerde een dagelijks online workoutklasje. De Ruwe: “In het begin deden heel veel collega’s mee, maar inmiddels is het gestopt. Ik merk dat het online enthousiasme minder groot is dan aan het begin. Mensen hebben inmiddels een nieuwe routine ­gevonden en merken toch dat ‘echt’ contact het fijnst is. Ik haal dat bijvoorbeeld veel meer uit mijn gezin.”

 

Dat verbaast Vonk niet. “Je kunt het gemis aan contact deels opvangen met een online koffiecorner of samen sporten, maar het zal nooit hetzelfde voelen als live bij ­elkaar zijn.”

 

Haar tip: zoek actief contact op met collega’s als je daar behoefte aan hebt, maar ga ook in het ‘echt’ de verbinding aan met anderen. “Dat hoeven geen grote dingen te zijn. Een praatje met de buurman of pakketbezorger kan ons al een ‘samengevoel’ geven, wat we juist zo missen doordat we meer op onszelf zijn.”